El poder de la comunicación en los equipos

por Francesco Nistri

“El problema más grande de la comunicación es la ilusión de que se ha tenido” -Bernard Shaw-

Una de las necesidades básicas de las personas es entender y ser entendidas, y la mejor forma de lograrlo es escuchando.  A menudo encuentro artículos sobre la comunicación en los que se enfocan en lo que hay que decir y cómo hay que decirlo.  Y es correcto, pero cuando hablamos de comunicación enfocándonos solamente en el emisor y el mensaje, estamos obviando al receptor, que es uno elementos clave de la comunicación; si no hay receptor no hay necesidad de comunicar.  En este artículo quiero compartirles algunas ideas sobre la importancia de una comunicación asertiva en los equipos de trabajo y las relaciones de negocio en general, ya sea dentro de una organización o como emprendedores.

Empecemos por definir lo que es un equipo y como es la comunicación a lo interno. Según Baden Eunson en su libro “Communicating in the 21st century”, un equipo es un grupo de personas que deben trabajar de manera interdependiente para alcanzar un objetivo o resultado.  Y, la comunicación es la interacción verbal y escrita que tienen entre los miembros del equipo; incluye las conversaciones uno a uno, las reuniones de trabajo, las comunicaciones vía correo electrónico, entre otras.  La comunicación efectiva es una práctica indispensable que puede alentar a los miembros del equipo a contribuir con ideas nuevas para los proyectos, lo que lleva a niveles de colaboración y productividad más elevados.

Cuando hay una buena comunicación en el equipo, no solo se ve reflejada en la calidad de los proyectos, sino también, en las relaciones entre las personas que conforman el equipo y la satisfacción de los clientes.  La toma de decisiones es más efectiva y la participación de los miembros del equipo es fluida.

Pero cuando no hay una comunicación adecuada se empieza a manifestar a través de:

• Desequilibrio y duplicación del trabajo.
• Malos resultados en los proyectos
• Clientes insatisfechos
• Alta rotación de miembros del equipo
• Ambiente estresante
• Poca participación y aporte de nuevas ideas por parte de los miembros del equipo.

Es por estas razones que la comunicación es un elemento fundamental en los equipos exitosos, las personas que lideran equipos deben ser conscientes de como sus colaboradores se comportan, para generar el mejor ambiente que sea posible.  La conducta del equipo consiste en como las personas pueden motivarse para trabajar juntas de manera más efectiva; con el propósito de alcanzar las metas de comunicación que permitan mejores resultados en el trabajo.

¿Por qué es importante la comunicación asertiva dentro de un equipo?

1. Promueve la motivación: a través de la información y clarificación de las tareas que se deben realizar, retroalimentando el cómo se están llevando a cabo las tareas, y cómo mejorar el desempeño si no se está alcanzando la meta.
2. Es una fuente de información: las decisiones informadas suelen ser mucho más efectivas, y contar con la información adecuada ayuda a identificar y evaluar acciones alternativas.
3. Altera las actitudes individuales: una persona que cuenta con la información adecuada tendrá una mejor actitud que la de una persona que no tiene claro que debe hacer o que resultados se esperan de su trabajo.  En este punto, la comunicación en las reuniones del equipo debe ser una prioridad.
4. Ayuda a la socialización:  una buena comunicación favorece las buenas relaciones entre las personas miembros del equipo.  Las personas no podemos sobrevivir sin la comunicación.
5. Asiste en el control de los procesos: cuando las reglas y guías de trabajo están claras es más fácil desempeñar el trabajo de manera eficiente.  Además de facilitar la interacción entre las personas del equipo, y los demás equipos, departamentos y/o clientes con los que se debe trabajar.

Ahora bien, el consecuencia inmediata de la mala comunicación dentro de un equipo, es en primer lugar los malos resultados y en segundo lugar la perdida de personas talentosas.  Cuando no se logra manejar un conflicto de manera adecuada, las personas no se sienten seguras de expresar sus diferencias, sus ideas y sus preocupaciones; dando como resultado un ambiente generador de estrés y que no favorece la innovación.

Debemos siempre tener presente que nuestras acciones no solo nos afectan a nosotros mismos, sino que afectan a aquellos a nuestro alrededor.  Muchas de nuestras decisiones profesionales involucran la ética, y esta también es una parte muy importante de la comunicación.  Si damos información imprecisa o que no es veraz la consecuencia será la pérdida de confianza que al final termina socavando nuestra propia integridad; y la dinámica de relación del equipo se verá afectada de manera negativa y con esto los resultados, en el mejor de los casos, no serán los óptimos.

Tips para mejorar la comunicación en los equipos

• Fomente un ambiente abierto: un ambiente agradable invita a los miembros del equipo a acercarse a la persona que les lidera, promueve la honestidad y la transparencia. Algunas de las ventajas incluyen la accesibilidad, la comunicación fluida, acceso rápido a la información y una cultura de estrecha de relación de trabajo.
• Use la retroalimentación de doble vía: si tiene que dar un consejo o instrucción a alguien de su equipo, puede que sea mas efectivo si lo discute directamente con la persona. La habilidad de dar retroalimentación constructiva y detallada es crucial para mejorar la comunicación dentro del equipo.  Aliente a las demás personas del equipo a darle retroalimentación sobre su trabajo y sus acciones; esto le ayudará a darse cuenta si esta comunicando de manera clara con el equipo y le permitirá identificar donde puede mejorar la comunicación.
• Clarifique los roles y las responsabilidades:  Es más sencillo para usted y para las personas miembros de su equipo completar tareas cuando todas entienden lo que deben hacer.  Esto ayuda al equipo a funcionar con más eficiencia, pero, además facilita que las personas soliciten guía y/o ayuda cuando tienen dudas.
• Facilite ejercicios de team-building: Realizar actividades divertidas ayuda a levantar el espíritu de equipo.  Esto no tiene que ser un día completo de actividades, ni necesariamente representa un gasto adicional para la organización.  Pequeñas actividades como por ejemplo un juego de palabras o juegos de mesa. Estas actividades contribuyen a levantar la moral, pero también favorecen la comunicación.
• Utilice la comunicación no verbal: la comunicación no verbal es tan importante como lo que le dice a su equipo.  Asegúrese de que su postura, gestualidad y expresiones concuerden con su mensaje, especialmente si está retroalimentando o dando instrucciones. Cualquiera de los gestos que utilice, manténgalos nítidos y fáciles de entender.  Una pequeña gestualidad puede apoyar su mensaje.
• Use un tono apropiado: como se dice algo puede tener un impacto en como su equipo adopta su mensaje.  Use un tono de voz seguro y amistoso para ayudarles a sentirse valorados. Una comunicación bien articulada asegura que las personas entiendan lo que se les está diciendo. Emplee un lenguaje claro y fácil de entender, y siempre cerciórese de que el mensaje que usted esta enviando es el mismo que su equipo está recibiendo.

Estos tips son muy valiosos, pero recuerde que el elemento más importante es la escucha.  Para Daniel Goleman (Inteligencia Emocional), la inatención mata la empatía; el primer paso para la compasión es darse cuenta de la necesidad de la otra persona.  Una buena comunicación comienza con un simple acto de atención, que se convierte en la base de relaciones saludables entre las personas del equipo de trabajo; dando como resultado equipos más efectivos y proyectos exitosos.